Una factura proforma es un documento informativo, sin validez contable, que contiene los datos mínimos de una operación de compraventa de bienes o servicios. Es decir, es como una factura ‘provisional’ en la que se reflejan los detalles de una futura actividad comercial.
Así dicho, podrías pensar que es igual que un presupuesto. Y, aunque a efectos prácticos es casi lo mismo, no lo es a efectos legales ya que la factura proforma tiene ‘cierta validez legal’ como compromiso entre ambas partes para el desarrollo y/o entrega de los servicios y productos reflejados en la misma.
Puesto que la factura proforma no tiene validez fiscal, se puede modificar cuantas veces sea necesario para ajustarla a las posibles modificaciones de la actividad comercial correspondiente. Cuando el cliente da por ‘buena’ una factura proforma, el proveedor ya puede asumir la aceptación de la actividad comercial y emitir la factura definitiva según las condiciones previamente acordadas.
Formato de una factura proforma
- En el encabezado de este documento debe aparecer el título ‘proforma’ de manera visible para evitar confusiones con la facturas comerciales.
- Se indicará la fecha de emisión de la factura proforma.
- Incluirá la identificación del proveedor y del cliente de la misma manera que en la factura definitiva: nombre fiscal, domicilio fiscal, CIF (o IVA intracomunitario si fuera el caso), datos de contacto, etc.
- Mostrará una relación detallada de los productos o servicios indicando, para cada línea de detalle, unidades, precio unitario y precio total con indicación de la divisa correspondiente.
- En la línea de totales, aparecerá desglosado el neto, el IVA, el IRPF (si procede) y el total.
- Suele ser conveniente especificar también las condiciones de pago y el periodo de validez de la factura proforma.
- Y cualquier otra información que, a juicio del proveedor, será necesario destacar.
No es necesaria una numeración de las facturas proforma ya que, como hemos comentado antes, tienen un carácter exclusivamente informativo sobre compromiso del vendedor sobre una actividad comercial.
Finalidad de la factura proforma
Las facturas proforma se utilizan, habitualmente, en tres situaciones:
- Cliente y proveedor ya han acordado los detalles de un suministro o prestación de servicio. El proveedor emite la factura proforma como formalización del compromiso comercial hasta la recepción del pedido y/o pago del mismo.
- En operaciones comerciales internacionales y/o cuando un suministro pasa por aduanas, para documentar el valor total de una futura operación comercial.
- Cuando se solicitan subvenciones estatales o financiación, la factura proforma puede tomarse como compromiso y justificante de la inversión a realizar.
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