La Agencia Tributaria ha dado un paso más hacia la digitalización de la facturación en España con Verifactu, un nuevo sistema que transformará la forma en que empresas y autónomos emiten sus facturas. Su objetivo es garantizar la veracidad de los datos declarados, reducir el fraude y simplificar el control fiscal.

Pero ¿qué significa realmente Verifactu y cómo afectará al día a día de los negocios?

Image by Freepik AI

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es un sistema desarrollado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) para controlar en tiempo real la emisión de facturas y los ingresos declarados por empresas y profesionales.

A diferencia de los programas tradicionales, los softwares compatibles con Verifactu enviarán automáticamente la información de cada factura a la AEAT, asegurando que los datos no se alteren y cumplan con los requisitos legales.

En otras palabras, no se trata de una aplicación para emitir facturas directamente, sino de un mecanismo de comunicación entre el software de facturación y la Agencia Tributaria.

No debe confundirse Verifactu con la factura electrónica obligatoria (la conocida como ley Crea y Crece). Mientras que la factura electrónica es obligatoria en operaciones B2B (entre empresas), el sistema Verifactu es obligatorio para cualquier programa de facturación usado por empresas y autónomos, independientemente de si la factura es electrónica o no.

¿Cómo funciona Verifactu?

El proceso de envío de facturas con VeriFactu es, prácticamente, automático y se realiza a través de un software de facturación certificado adaptado a Verifactu. Su funcionamiento, en resumen, es el siguiente:

1. Generación de la factura: Se crea la factura para el cliente de la forma habitual, desde el programa de facturación utilizado habitualmente (TPV o software de gestión).
2. Creación automática del registro: Cuando se genera la factura en el software, se crea un registro de alta de facturación. Este registro no es la factura en sí, sino un archivo informático (normalmente, en formato XML) con los datos esenciales de la operación.
3. Firma y «Huella Digital»: El sistema aplica una «huella digital» o hash al registro vinculándolo con el registro anterior, creando así una 'cadena de bloques' que garantiza la integridad y la inalterabilidad de los datos. Esto es, nadie puede modificar una factura emitida sin romper esa cadena.
4. Envío a la AEAT: El software se conecta con la Agencia Tributaria, de forma inmediata y segura, y envía el registro. La AEAT lo recibe, lo valida y lo almacena, también de forma segura.
5. Incorporación de un código QR: El software genera un código QR y lo incrusta en el PDF de la factura final.
6. Envío de la factura al cliente. Este QR permite al cliente (y a la AEAT) verificar que la factura ha sido declarada correctamente.

¿Cuándo será obligatorio el uso de Verifactu?

El Real Decreto 1007/2024, que regula los sistemas informáticos de facturación, entró en vigor el 7 de diciembre de 2024 y afecta a todas las personas y entidades que desarrollen actividades económicas:

• Empresas y sociedades (sujetos pasivos del Impuesto de Sociedades)
• Autónomos (personas físicas con actividad económica)
• Entidades en atribución de rentas (como comunidades de bienes)
• Establecimientos permanentes en España que obtengan rendimientos económicos

Las empresas y autónomos dispondrán de un año a partir de la entrada en vigor del RD para adaptar sus programas. Se estima que Verifactu será obligatorio desde el 1 de enero de 2026 para sociedades/empresas, y desde el 1 de julio de 2026 para autónomos (incluso para aquellos con bajo volumen de facturación).

El objetivo es que todos los sistemas de facturación cumplan los estándares técnicos definidos por la AEAT antes de que el envío de datos en tiempo real sea obligatorio.

Excepciones sectoriales

No todos están obligados. Existen excepciones importantes:

• Empresarios en módulos o recargo de equivalencia salvo operaciones en los que se deba emitir factura
• Sector agrario
• Contribuyentes en el SII (Suministro Inmediato de Información)
• Emisión de autofacturas en acuerdos cliente-proveedor
• Excepciones autorizadas por la AEAT

Excepciones territoriales

• País Vasco: exento, ya que aplica su propio sistema TicketBAI, con objetivos similares.

Implantación de Verifactu: ventajas y retos

Aunque la medida implica un proceso de adaptación, Verifactu ofrece beneficios significativos para los negocios:

• Oportunidad para modernizar el sistema de facturación y mejorar la trazabilidad
• Transparencia fiscal: elimina discrepancias entre lo facturado y lo declarado
• Automatización del control tributario: los datos se envían directamente a la AEAT
• Menor riesgo de sanciones: al garantizar la integridad de las facturas
• Mayor confianza frente a clientes y proveedores

Además, a medio plazo, permitirá simplificar las obligaciones contables y evitar errores manuales en la presentación de impuestos.

El principal reto será la adaptación técnica. Los negocios deberán actualizar o sustituir su software de facturación por uno certificado, lo que puede implicar:

• Nuevos costes de licencia o mantenimiento
• Formación para el personal administrativo
• Posibles ajustes en los procesos internos

Sin embargo, esta inversión inicial permitirá cumplir con la normativa y evitar sanciones.

Sanciones por no cumplir con Verifactu

La Ley Antifraude establece sanciones importantes para quienes utilicen sistemas no homologados o que permitan manipular facturas.

Las multas pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio fiscal, especialmente si se demuestra que el software ha sido alterado para ocultar ingresos o modificar datos. Por ello, es fundamental que las empresas y profesionales utilicen únicamente programas certificados por la AEAT.

Más información sobre Verifactu

Estamos preparando 2 nuevos artículos sobre Verifactu que publicaremos próximamente:

• Softwares compatibles con Verifactu y la versión gratuita de la AEAT
• Cómo adaptar tu negocio a VeriFactu paso a paso

Y, también, puedes consultar la web de la Agencia Tributaria»

Desde Asesoría Centrum recomendamos a todas las empresas y autónomos revisar su software de facturación y consultar con su asesoría para planificar la adaptación. Prepararse con antelación será clave para afrontar el cambio sin contratiempos.
¿Necesitas ayuda? Contacta con nosotros». Estamos en Carabanchel (Madrid Sur)

Qué es VeriFactu: definición y aspectos clave. Asesoría Centrum, en Carabanchel (Madrid)