Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, es posible que ya estés preguntándote qué programa tendrás que utilizar para adaptarte a VERI*FACTU (Ver nuestro artículo Verifactu. Qué es y cómo afectará a empresas y autónomos»),
La respuesta es que no existe un único programa obligatorio. Hay diferentes soluciones de facturación en el mercado y, además, la Agencia Tributaria dispone de una aplicación gratuita para quienes tengan unas necesidades de facturación sencillas.
La clave no es tanto qué programa elegir, sino asegurarse de que el sistema utilizado cumple los requisitos establecidos por la normativa cuando estos sean exigibles.
Actualización: octubre de 2026. Hemos revisado este artículo para incorporar los cambios producidos en el calendario de adaptación de los sistemas informáticos de facturación y la información actualmente disponible sobre la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria.
¿Qué debe cumplir un programa de facturación?
Los sistemas informáticos de facturación incluidos en el ámbito del Reglamento deben garantizar, entre otras cuestiones, la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
El sistema también debe generar los registros correspondientes y permitir su conservación durante el plazo establecido.
En las facturas deberá aparecer, además, un código QR con la información prevista por la normativa.
Existen dos modalidades de funcionamiento:
- VERI*FACTU, en la que los registros de facturación se remiten a la Agencia Tributaria.
- Sistemas de emisión de facturas no verificables, que no realizan ese envío automático, pero deben cumplir requisitos adicionales de seguridad e integridad.
Por tanto, no es obligatorio que todos los programas funcionen mediante VERI*FACTU, aunque sí deberán cumplir los requisitos establecidos para los sistemas informáticos de facturación cuando corresponda. (sede.agenciatributaria.gob.es»)
¿Cuándo tendrán que estar adaptados los programas?
El calendario actual establece dos fechas:
- 1 de enero de 2027: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas informáticos de facturación.
- 1 de julio de 2027: el resto de empresarios y profesionales incluidos en el ámbito de aplicación deberán tenerlos adaptados.
Estas fechas sustituyen a las inicialmente previstas para 2026.
Por tanto, no es necesario esperar a 2027 para empezar a prepararse. Los fabricantes de programas de facturación están adaptando sus soluciones y muchos ya ofrecen versiones compatibles.
¿Cuánto cuesta un programa compatible con VERI*FACTU?
No existe un precio único.
Actualmente pueden encontrarse desde soluciones muy sencillas para autónomos y pequeños negocios hasta programas de gestión más completos que incorporan facturación, contabilidad, inventario, presupuestos, clientes, proveedores y otras funciones.
Como orientación, es posible encontrar:
- soluciones básicas con cuotas reducidas;
- programas para autónomos y pequeños negocios con precios de varios euros al mes;
- aplicaciones con diferentes planes según el número de usuarios o funcionalidades;
- y programas de gestión empresarial con precios superiores.
Por eso, no conviene elegir un programa únicamente porque sea el más barato.
Antes de contratarlo es importante comprobar qué incluye, si permite gestionar correctamente el volumen de facturación del negocio, si se adapta a las necesidades actuales y futuras y qué ocurre con los datos y las facturas si en algún momento se cambia de proveedor.
Los precios y las condiciones comerciales pueden cambiar, por lo que conviene consultar siempre la tarifa vigente del proveedor antes de contratar.
¿Tengo que contratar un programa de pago?
No.
Esta es probablemente una de las dudas más frecuentes entre los pequeños negocios.
La Agencia Tributaria dispone de una aplicación gratuita de facturación que funciona en modalidad VERI*FACTU.
Está pensada especialmente para autónomos, profesionales y pequeñas empresas con procesos de facturación sencillos. La aplicación permite generar facturas y sus correspondientes registros de facturación y remitir estos últimos directamente a la Agencia Tributaria. También permite gestionar los clientes y consultar las facturas generadas.
Por tanto, un autónomo que actualmente no utiliza ningún programa de facturación no tiene necesariamente que asumir el coste de contratar uno para adaptarse a VERI*FACTU.
Eso sí, la aplicación gratuita tiene un alcance más limitado que un programa de gestión comercial completo y no está pensada para cubrir las necesidades de cualquier negocio.
¿Para quién puede ser suficiente la aplicación gratuita de la AEAT?
Puede ser una alternativa interesante cuando la actividad tiene una facturación sencilla.
Por ejemplo, para un profesional que:
- emite pocas facturas al mes;
- no necesita gestionar almacén;
- no necesita una contabilidad integrada;
- no tiene varios usuarios trabajando simultáneamente;
- y no necesita funciones avanzadas de gestión.
En cambio, una empresa que necesita presupuestos, pedidos, facturas, control de cobros, inventario, varios usuarios o integración con otros sistemas probablemente necesitará una solución de gestión más completa.
La cuestión, por tanto, no es simplemente “¿qué programa cumple VERI*FACTU?”, sino “¿qué sistema necesito para gestionar mi negocio y, además, cumplir con la normativa?”
¿Y si ahora hago las facturas con Excel y las envío en PDF?
Si este es tu caso, conviene empezar a plantearse el cambio con tiempo.
Una hoja Excel puede utilizarse como herramienta auxiliar, pero no sustituye por sí sola a un sistema informático de facturación que cumpla los requisitos establecidos por la normativa cuando estos sean aplicables.
Tampoco debemos confundir una factura enviada en PDF por correo electrónico con la nueva factura electrónica B2B.
Son cuestiones diferentes:
- VERI*FACTU afecta a los sistemas informáticos de facturación y sus registros.
- La factura electrónica B2B regula el intercambio electrónico de facturas entre empresarios y profesionales.
Si actualmente realizas todo el proceso mediante Excel y PDF, tendrás que valorar qué solución se adapta mejor a tu actividad: un programa de facturación, una solución de gestión más completa o, si tus necesidades son muy sencillas, la aplicación gratuita de la Agencia Tributaria.
¿Cómo elegir un programa de facturación?
Antes de contratar una solución, conviene revisar algunos aspectos.
Que el proveedor garantice su adaptación normativa
No basta con que el programa anuncie que es “compatible con VERI*FACTU”. El productor del sistema debe asumir las obligaciones establecidas por la normativa y emitir la correspondiente declaración responsable sobre el cumplimiento de los requisitos del sistema.
Que cubra tus necesidades reales
No tiene sentido contratar un programa complejo si solo necesitas emitir unas pocas facturas al mes.
Pero tampoco conviene elegir una solución excesivamente básica si necesitas gestionar clientes, presupuestos, cobros, productos o varios usuarios.
Que permita conservar y recuperar tus datos
Antes de contratar un servicio es recomendable comprobar cómo se almacenan las facturas y registros y qué posibilidades existen para recuperar los datos si algún día decides cambiar de programa.
Que conozcas el coste real
Además de la cuota mensual o anual, conviene comprobar si existen costes adicionales por usuarios, funcionalidades, almacenamiento, soporte o determinados servicios. Un programa económico puede dejar de serlo si necesitas contratar funciones adicionales.
¿Es obligatorio utilizar un programa concreto?
No.
La normativa no establece que los autónomos o las empresas tengan que contratar una marca determinada.
Lo importante es que el sistema utilizado cumpla los requisitos establecidos en el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación y que el productor del sistema cumpla las obligaciones que le corresponden.
Por tanto, la elección del programa dependerá de las necesidades de cada negocio.
¿VERI*FACTU sustituye a la factura electrónica?
No. Y es importante no confundir ambos conceptos.
- VERI*FACTU forma parte de la regulación de los sistemas informáticos de facturación.
- La factura electrónica B2B, en cambio, regula el intercambio de facturas electrónicas entre empresas y profesionales y tiene un calendario de implantación diferente.
Esto significa que adaptar el programa a VERI*FACTU no equivale automáticamente a estar preparado para todas las obligaciones futuras de factura electrónica B2B.
Puedes consultar nuestro artículo sobre el nuevo calendario de la factura electrónica obligatoria» para conocer las fechas y obligaciones de esta segunda normativa.
¿Qué debería hacer ahora un autónomo o una pequeña empresa?
No es necesario contratar el primer programa que anuncie compatibilidad con VERI*FACTU.
Lo más recomendable es:
- Revisar cómo estás haciendo actualmente las facturas.
- Comprobar si ya utilizas algún programa de facturación.
- Consultar con el proveedor si su sistema estará adaptado a los requisitos establecidos.
- Comparar alternativas si el programa actual no va a adaptarse o no cubre tus necesidades.
- Si actualmente haces las facturas con Excel o herramientas similares, valorar con tiempo las opciones disponibles.
- Tener en cuenta también la futura obligación de factura electrónica B2B.
La adaptación será más sencilla si se hace con tiempo y se elige una solución adecuada a las características reales del negocio.
No todos los autónomos y empresas tienen las mismas necesidades de facturación. Una solución que puede ser suficiente para un profesional que emite unas pocas facturas al mes puede quedarse corta para una empresa con varios usuarios, productos o un volumen elevado de operaciones.
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