Hablar de transparencia salarial no significa únicamente saber cuánto cobra cada persona en una empresa. También implica que la organización pueda explicar cómo se fijan las retribuciones y si existen diferencias salariales entre hombres y mujeres que tengan una justificación objetiva.
Por eso, el registro retributivo se ha convertido en una de las principales herramientas de transparencia salarial en España.
Y hay una cuestión que conviene dejar clara desde el principio: no es una obligación exclusiva de las empresas grandes. Todas las empresas que están dentro del ámbito laboral del Estatuto de los Trabajadores deben disponer de un registro retributivo de su plantilla, con independencia de su tamaño.
Pero ¿qué debe contener exactamente? ¿Hay que registrar el sueldo de cada trabajador? ¿Puede pedirlo cualquier empleado? ¿Qué ocurre si aparecen diferencias entre hombres y mujeres? ¿Es obligatorio utilizar la herramienta de Excel del Ministerio?
Vamos a verlo paso a paso.
INDICE
- Qué es el registro retributivo»
- Qué empresas están obligadas a tenerlo»
- Qué información debe incluir»
- ¿Hay que registrar el salario de cada trabajador?»
- Cómo se elabora correctamente»
- Cada cuánto hay que actualizarlo»
- Quién puede acceder al registro retributivo»
- Qué ocurre si aparecen diferencias salariales»
- Registro retributivo y auditoría retributiva: no son lo mismo»
- La herramienta IR! del Ministerio»
- Qué debe revisar una empresa antes de darlo por terminado»
- La transparencia salarial seguirá avanzando»
- Preguntas frecuentes»
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1. Qué es el registro retributivo
El registro retributivo es un documento que recoge información sobre las retribuciones efectivamente percibidas por la plantilla y permite analizar cómo se distribuyen los salarios y otros conceptos retributivos entre mujeres y hombres.
Su finalidad no es publicar cuánto cobra cada persona, sino hacer visible cómo funciona el sistema retributivo de la empresa y detectar posibles diferencias que puedan estar relacionadas con el sexo.
La obligación está recogida en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores y desarrollada por el Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, sobre igualdad retributiva entre mujeres y hombres.
El registro forma parte de un conjunto más amplio de instrumentos de transparencia retributiva que incluye también la valoración de puestos de trabajo, la auditoría retributiva en las empresas que corresponda y los derechos de información de las personas trabajadoras.
Por tanto, no es simplemente una hoja de cálculo con los salarios de la plantilla. Bien elaborado, permite a la empresa comprobar si su sistema retributivo es coherente y detectar posibles situaciones que convenga revisar.
2. Qué empresas están obligadas a tenerlo
Aquí está probablemente la primera gran duda.
Todas las empresas están obligadas
El registro retributivo debe existir en todas las empresas, independientemente de su tamaño.
Esto significa que la obligación también afecta a:
- pequeñas empresas;
- microempresas;
- empresas con pocos trabajadores;
- empresas cuya plantilla esté formada únicamente por hombres o únicamente por mujeres.
El registro debe incluir a toda la plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos.
Por tanto, no hay que esperar a tener 50 trabajadores para empezar a preocuparse por el registro retributivo.
Entonces, ¿qué cambia al llegar a 50 trabajadores?
La cifra de 50 trabajadores es importante en materia de igualdad, pero no porque a partir de ahí nazca la obligación de tener un registro retributivo.
Las empresas que están obligadas a elaborar un plan de igualdad deben incorporar también una auditoría retributiva, con unas exigencias adicionales respecto del registro. El Real Decreto 901/2020 establece, con carácter general, la obligación de contar con un plan de igualdad en empresas de 50 o más personas trabajadoras, además de otros supuestos que puedan venir determinados por la normativa o el convenio aplicable.
Por eso conviene distinguir:
Registro retributivo → todas las empresas.
Auditoría retributiva vinculada al plan de igualdad → empresas que deben disponer de plan de igualdad.
Son obligaciones relacionadas, pero no son exactamente lo mismo.
3. Qué información debe incluir el registro retributivo
El registro debe recoger los valores medios de:
- los salarios;
- los complementos salariales;
- las percepciones extrasalariales.
Esta información debe aparecer desagregada por sexo y distribuida según el sistema de clasificación profesional que utilice la empresa: grupo profesional, categoría, nivel, puesto o cualquier otro sistema aplicable.
Además, para cada uno de esos conceptos deben incluirse:
- la media aritmética;
- la mediana.
Y la información debe aparecer diferenciada según la naturaleza de la retribución. El propio Real Decreto 902/2020 pone como ejemplo el salario base, los diferentes complementos y las percepciones extrasalariales.
¿Por qué se utilizan la media y la mediana?
Porque no siempre cuentan la misma historia.
La media se obtiene sumando todas las retribuciones y dividiendo entre el número de personas. Puede verse afectada por salarios especialmente altos o bajos.
La mediana, en cambio, permite conocer el valor que queda en la posición central cuando las retribuciones se ordenan.
Utilizar ambas proporciona una visión más completa de cómo están distribuidas las retribuciones.
4. ¿Hay que registrar el salario de cada trabajador?
No exactamente.
El registro contiene información retributiva de la plantilla, pero su presentación no consiste en elaborar una lista pública en la que aparezca:
- María: 28.000 €
- Juan: 31.000 €
- Ana: 27.500 €
Lo que exige la normativa es trabajar con valores promediados y desagregados por sexo y por el sistema de clasificación profesional correspondiente.
Esto es importante también desde el punto de vista de la protección de datos.
La finalidad del registro es permitir analizar la estructura retributiva de la empresa, no convertir los salarios individuales en información de libre acceso.
5. Cómo se elabora correctamente
Elaborar el registro no debería consistir simplemente en descargar una plantilla y rellenar unas cantidades.
Antes de empezar, la empresa debería tener claro qué personas forman parte de la plantilla durante el periodo de referencia, qué conceptos retributivos ha pagado y cómo están clasificadas profesionalmente.
Un procedimiento razonable puede seguir estos pasos.
5.1. Determinar el periodo de referencia
Como regla general, el periodo de referencia es el año natural.
Por tanto, el registro debe reflejar las retribuciones efectivamente satisfechas durante ese periodo.
Esto permite, por ejemplo, elaborar el registro correspondiente a un ejercicio completo y utilizarlo para analizar la situación retributiva de la empresa.
5.2. Identificar a toda la plantilla
Hay que incluir a todas las personas trabajadoras que correspondan al ámbito de aplicación del registro, incluyendo el personal directivo y los altos cargos.
También deben tenerse en cuenta las diferentes situaciones contractuales existentes durante el periodo.
La herramienta oficial del Ministerio contempla precisamente las diferentes situaciones contractuales y las retribuciones efectivamente percibidas.
5.3. Recopilar todos los conceptos retributivos
No basta con introducir el salario base.
Hay que identificar también los complementos salariales y las percepciones extrasalariales que correspondan.
Por ejemplo, dependiendo de la estructura retributiva de la empresa, pueden existir complementos vinculados al puesto, antigüedad, productividad u otras circunstancias, además de determinadas percepciones extrasalariales.
La clave está en no dejar fuera conceptos simplemente porque no formen parte del salario base.
5.4. Clasificar los puestos
La información debe distribuirse de acuerdo con el sistema de clasificación profesional que utilice la empresa.
Esto puede hacerse mediante grupos profesionales, categorías, niveles, puestos de trabajo o cualquier otro sistema de clasificación aplicable.
Aquí aparece una cuestión especialmente importante: no se trata únicamente de comparar personas que tienen exactamente el mismo puesto.
La normativa también contempla los trabajos de igual valor.
El Estatuto de los Trabajadores considera que dos trabajos tienen igual valor cuando son equivalentes, atendiendo a factores como la naturaleza de las funciones, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas, los factores relacionados con el desempeño y las condiciones laborales.
5.5. Calcular medias y medianas
Una vez recopilados y clasificados los datos, deben calcularse las medias aritméticas y las medianas de las retribuciones, desagregadas por sexo y por los diferentes elementos establecidos en la normativa.
Este es uno de los puntos en los que una herramienta específica puede facilitar bastante el trabajo.
6. Cada cuánto hay que actualizarlo
El periodo de referencia es, con carácter general, el año natural.
Pero eso no significa que la empresa pueda olvidarse del documento durante todo el año.
El Real Decreto 902/2020 establece que deberán realizarse las modificaciones necesarias cuando exista una alteración sustancial de cualquiera de los elementos que integran el registro, de forma que se mantenga su finalidad de transparencia.
Por tanto, conviene que el registro se trate como un documento que debe mantenerse correctamente, y no como una obligación que se cumple una sola vez.
Una empresa que cambia de forma importante su estructura salarial, su sistema de clasificación o alguno de los elementos relevantes debería comprobar si es necesario actualizarlo.
7. Quién puede acceder al registro retributivo
La normativa también establece quién puede conocer esta información.
Si existe representación legal de las personas trabajadoras
Las personas trabajadoras pueden acceder al registro a través de su representación legal.
En este caso, la representación legal tiene derecho a conocer el contenido íntegro del registro.
Si no existe representación legal
La persona trabajadora también puede solicitar información, pero el alcance es diferente.
En este caso, la empresa debe facilitar las diferencias porcentuales que existan en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, desagregadas según la naturaleza de la retribución y el sistema de clasificación aplicable.
No se facilitarán directamente los datos promediados correspondientes a las cuantías efectivas que consten en el registro.
Esto es importante porque desmonta otra idea bastante extendida: el registro retributivo no significa que cualquier trabajador pueda pedir y obtener los salarios individuales de sus compañeros.
8. Qué ocurre si aparecen diferencias salariales
Esta es probablemente la parte que más preocupa a las empresas.
Y conviene empezar por una aclaración:
Que el registro muestre una diferencia entre las retribuciones medias de hombres y mujeres no significa automáticamente que exista discriminación.
Las diferencias pueden responder a distintas circunstancias objetivas: composición de la plantilla, antigüedad, puestos ocupados, jornada, complementos, responsabilidades, distribución por categorías profesionales u otros factores.
Lo importante es analizar por qué existe la diferencia y si puede justificarse objetivamente.
El principio de transparencia retributiva pretende precisamente ayudar a identificar posibles discriminaciones directas o indirectas y detectar problemas derivados, por ejemplo, de una incorrecta valoración de los puestos de trabajo.
¿Y qué ocurre con la famosa diferencia del 25%?
En las empresas sujetas a auditoría retributiva, el registro tiene unas exigencias adicionales.
Cuando la media aritmética o la mediana de las retribuciones totales de un sexo sea superior a la del otro en, al menos, un 25%, el registro debe incorporar la justificación de que esa diferencia responde a motivos no relacionados con el sexo de las personas trabajadoras.
Esto tampoco significa que el 25% sea una especie de “límite permitido” de diferencia salarial.
Es un umbral que activa una obligación específica de justificación en los registros de las empresas con auditoría retributiva.
La igualdad retributiva no empieza a exigirse a partir del 25%. La obligación de evitar discriminaciones por razón de sexo existe con independencia de ese porcentaje.
9. Registro retributivo y auditoría retributiva: no son lo mismo
Es habitual que ambos conceptos aparezcan juntos y se confundan.
Sin embargo, cumplen funciones diferentes.
- El registro retributivo muestra cómo se distribuyen las retribuciones en la empresa y es obligatorio para todas las empresas.
- La auditoría retributiva realiza un análisis más profundo del sistema retributivo y está vinculada a las empresas que deben elaborar un plan de igualdad.
La auditoría incluye un diagnóstico de la situación retributiva y exige, entre otras cuestiones, valorar los puestos de trabajo y analizar el sistema de promoción y retribución.
Por eso, una pequeña empresa puede estar obligada a tener un registro retributivo aunque no esté obligada a realizar una auditoría retributiva.
No tener obligación de hacer una auditoría no significa estar exenta del registro.
10. La herramienta IR! del Ministerio
Para facilitar la elaboración del registro, el Ministerio de Trabajo y Economía Social pone a disposición de las empresas la Herramienta de Registro Retributivo IR!
Se trata de un modelo de hoja de cálculo que permite introducir los datos retributivos y obtener los cálculos necesarios para elaborar el registro. El Ministerio señala expresamente que su utilización es voluntaria.
Esto significa que una empresa no está obligada a utilizar exactamente el Excel del Ministerio.
Lo que sí está obligada a hacer es disponer de un registro que cumpla los requisitos establecidos por la normativa.
La herramienta oficial puede ser una opción especialmente interesante para pequeñas empresas que quieran disponer de un modelo de referencia y realizar los cálculos de una forma más sencilla.
- Herramienta de Registro Retributivo del Ministerio de Trabajo: https://www.mites.gob.es/es/portada/herramienta_registro_retributivo/index.htm»
11. Qué debe revisar una empresa antes de darlo por terminado
Un registro retributivo no debería considerarse correctamente elaborado simplemente porque exista un archivo guardado en el ordenador.
Antes de darlo por terminado, conviene comprobar al menos estos puntos:
- Que incluye a toda la plantilla que debe formar parte del registro.
- Que se ha utilizado el periodo de referencia correcto.
- Que aparecen los salarios y los complementos salariales.
- Que se han incluido las percepciones extrasalariales que correspondan.
- Que los datos están desagregados por sexo.
- Que se han calculado medias y medianas.
- Que la clasificación profesional utilizada es coherente con la realidad de la empresa.
- Que se han tenido en cuenta los diferentes puestos, categorías o grupos profesionales.
- Que los datos reflejan las retribuciones efectivamente satisfechas.
- Que se han revisado las diferencias que aparecen entre mujeres y hombres.
- Que, cuando corresponda, se han incorporado las justificaciones exigidas.
- Que se ha respetado el derecho de acceso a la información de las personas trabajadoras.
- Que la representación legal de las personas trabajadoras ha sido consultada cuando exista y proceda.
El Real Decreto 902/2020 establece que la representación legal debe ser consultada con una antelación mínima de diez días antes de la elaboración del registro y también antes de determinadas modificaciones del mismo.
Un último consejo: no limitarse a “rellenar casillas”
El mayor riesgo de un registro retributivo no está necesariamente en hacer mal una suma.
Está en dar por buena una estructura retributiva que nunca se ha analizado.
Si aparecen diferencias relevantes, la pregunta no debería ser únicamente “¿cómo hago para que el porcentaje salga mejor?”.
La pregunta correcta es:
¿Por qué existe esta diferencia y podemos explicar objetivamente su origen?
Ese cambio de enfoque es precisamente el que busca la transparencia retributiva.
12. La transparencia salarial seguirá avanzando
El registro retributivo no es el final del proceso.
La Unión Europea aprobó en 2023 la Directiva (UE) 2023/970, que refuerza las obligaciones de transparencia retributiva y establece nuevos derechos de información para las personas trabajadoras, además de medidas relacionadas con la información salarial y la brecha retributiva.
La Directiva fijó como fecha límite para su transposición el 7 de junio de 2026. En España se ha iniciado el procedimiento para adaptar la normativa nacional, con una consulta pública previa sobre el proyecto de real decreto de transposición celebrada en abril y mayo de 2026.
Esto es importante porque el marco español de transparencia retributiva seguirá evolucionando.
Por eso, las empresas no deberían entender el registro como un trámite aislado, sino como una herramienta que puede ayudarles a tener mejor ordenada y documentada su política salarial.
13. Preguntas frecuentes
Sí. La obligación alcanza a todas las empresas incluidas en el ámbito del Estatuto de los Trabajadores, con independencia de su tamaño, y debe incluir a toda la plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos.
Artículos relacionados
El registro retributivo puede parecer, a primera vista, otro documento más que debe preparar la empresa. Pero su finalidad va bastante más allá.
Bien elaborado, permite conocer cómo se distribuyen realmente las retribuciones, comprobar si existen diferencias entre hombres y mujeres y, sobre todo, detectar situaciones que conviene revisar antes de que se conviertan en un problema.
Además, no es una obligación reservada a las grandes compañías. Una pequeña empresa también debe disponer de su registro y mantenerlo correctamente actualizado.
La transparencia salarial empieza, en buena medida, por algo tan sencillo —y tan importante— como saber qué se está pagando, a quién, por qué y bajo qué criterios.
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