Los plazos de conservación de la documentación relativa a tu actividad económica dependen del tipo de documento, es decir, de la normativa que aplique a cada uno de ellos.
¿Por qué hay que conservar la documentación empresarial?
Principalmente, por dos motivos. El primero porque lo obligue, con carácter imperativo, la normativa reguladora. El segundo porque puedan ser exigidos por la Administración Pública para comprobación e inspección.
¿Quién está obligado a conservar la documentación empresarial?
Todos: autónomos y empresarios, aun cuando hay cesado su actividad.
Además, en el caso de fallecimiento del titular o representante, serán los herederos los responsables de la custodia de toda la documentación.
En el caso de una sociedad disuelta, serán los liquidadores de la misma los que se encarguen de ello.
¿Qué documentos se deben conservar?
En general, es aconsejable guardar todos los documentos relacionados con la actividad de la empresa que sirven como base para la contabilidad, impuestos, etc.
¿Es suficiente el formato digital?
Toda la documentación se debe conservar en su formato original. Esto es, aunque una factura, por ejemplo, la tengas digitalizada para facilitar su gestión, si el origen es en papel, es conveniente guardar el original. Como norma, es necesario garantizar la autenticidad de cada documento con respecto a su origen, contenido y legalidad.
¿Cuáles son los plazos de prescripción según el tipo de documento?
En muchas ocasiones, nos centramos exclusivamente en la documentación tributaria. Pero lo cierto es que cada materia tiene su propio plazo de prescripción según la normativa a la que esté sujeta
- Contable y mercantil. 6 años. Art. 30 CC
- Fiscal. Liquidar o exigir el pago de deudas tributarias. 4 años. Art. 66 Ley 58/2003
- Fiscal. Comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación. 10 años. Art. 66 bis Ley 58/2003
- Laboral. Infracciones. 3 años. Art. 4.1 Real Decreto Legislativo 5/2000
- Seguridad Social. Infracciones. 4 años. Art. 4.2 Real Decreto Legislativo 5/2000
- Prevención de Riesgos Laborales. Infracciones. 5 años. Art. 4.3 Real Decreto Legislativo 5/2000
- Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social. 10 años. Art. 131 Ley Orgánica 10/1995
Pero, además, puede haber una ampliación de estos plazos según determinados tipos de operaciones: préstamos, inmovilizado, bases imponibles negativas, bienes de inversión, etc.
Como has podido comprobar, hay bastantes particularidades y aspectos a tener en cuenta en la conservación de la documentación relativa a la actividad económica. Desde Asesoría Fiscal Centrum te podemos ayudar en la gestión y organización de toda la documentación relativa a tu empresa. Pide tu cita con nosotros. Estamos en Carabanchel (Madrid Sur).