Todos ya tenemos casi interiorizado el concepto de ‘oficina sin papeles’. Sin embargo, para algunos de esos ‘papeles’, nos surgen dudas. Las facturas, por ejemplo.
Mientras acaba de concretarse cómo se implantará la emisión obligatoria de facturas electrónicas según las leyes Antifraude y Crea y crece (más información»), no está de más recordar la legislación actual en relación a la conservación de facturas y documentos asociados.
¿Qué documentos hay que guardar relacionados con la facturación?
La Ley General Tributaria establece la obligación de conservar todos los documentos que tengan relación con las obligaciones tributarias. Es decir, como autónomo o como sociedad mercantil, debes guardar las facturas, justificantes de pagos, cobros, información y documentos que hayas emitido a terceros, así como aquellos que hayas recibido al efectuar cualquier gasto, inversión o compra.
En general, sin tener en cuenta los régimen especiales:
- Facturas que hayas emitido por tus productos o servicios.
- Facturas que hayas recibido de proveedores.
- Albaranes, si en la factura se hace alusión.
- Justificantes de pago y cobro.
- Declaraciones de impuestos, tanto parciales como anuales.
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¿Por cuánto tiempo se deben guardar las facturas?
Los plazos de conservación de las facturas (y documentación asociada) dependerán del criterio que tengamos en cuenta: tributario, mercantil, penal, para prevenir el blanqueo de capitales o según el criterio del Impuesto sobre el valor añadido. Por ejemplo:
Según el criterio tributario: 4 años
Para la Administración Tributaria, el plazo de prescripción de los impuestos es de cuatro años, que empiezan a contar desde que se presenta la declaración de impuestos. Por ello, es necesario conservar todas las facturas y documentación de todo tipo relacionada en caso de que Hacienda decida realizar una inspección.
Según el criterio mercantil: 6 años
Según el artículo 30 del Código de Comercio, todo empresario está obligado a conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Según el criterio penal: 10 años
Las facturas pueden servirnos como prueba en un juicio por un posible delito fiscal. Por ello es muy recomendable que las guardemos durante un período de 10 años. Y es que, aunque el delito fiscal prescribe a los cinco años, según el artículo 305 del Código Penal, la versión agravada del mismo se amplía a 10 años.
En caso de cese en el ejercicio de tu actividad no quedas eximido de tu obligación de conservar los documentos y libros contables. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir dicho deber.
Por otra parte, existen excepciones que pueden obligarnos a conservar nuestras facturas durante un periodo superior.
¿Cómo debo guardar las facturas y documentos asociados?
La legislación actual no obliga a archivar la documentación en un formato concreto, podrá hacerse tanto en papel como en formato digital. A lo que sí obliga es a garantizar su conservación, la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso ordenado por parte de la Administración Tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.
¿Y las facturas emitidas o recibidas en papel?
Puedes conservarlas en formato electrónico. Pero ¡atención!, un escaneo no es suficiente. Solo serán válidas y aceptadas si se utiliza un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria que garantice que la copia digital es exacta al original.
Ver software homologado por la Agencia Tributaria»
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Facturas: plazos de conservacion y formatos para guardarlas. Asesoría Centrum, en Carabanchel